Ouellet Canada inc., marque d’Innovair Solutions inc. (l’« Entreprise ») reconnaît l'importance de la protection des renseignements personnels et se préoccupe de la façon dont elle traite ces renseignements.
Elle s’engage donc à ne recueillir, utiliser, communiquer et conserver que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités et dans le cadre de ses affaires.
L’Entreprise a adopté une politique sur la protection des renseignements personnels, l’applique dans le cours de ses affaires, et a désigné, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « LPRPSP») une personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sein de son entreprise. L’identité et les coordonnées de cette personne sont mentionnées à la fin de la présente section.
Quand et comment s’effectue la collecte des renseignements personnels?
Dans le cours normal de ses activités et dans le cadre de ses affaires et de sa prestation de services, l’Entreprise collecte certains renseignements personnels nécessaires à ces fins ou à toute autre fin compatible si les critères de la LPRPSP et des autres lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels sont rencontrés (collectivement désignés, la « Loi »). Des renseignements personnels peuvent également être collectés par l’Entreprise dans un contexte d’emploi, de connaissance de sa clientèle, de recouvrement, de consultation et de relations d’affaires.
Les renseignements personnels collectés par l’Entreprise peuvent notamment être relatifs à l’identité, aux coordonnées, à la santé, à la situation sociale ou familiale, à l’emploi, au recrutement, à l’information financière, à la formation ou à l’éducation des individus concernés, selon la nature de la relation entre ces derniers et l’Entreprise. Des pièces d’identité comprenant des renseignements personnels pourraient également être collectées par l’Entreprise.
L’Entreprise veille à ce que les personnes concernées par ces renseignements personnels collectés soient avisées de leur collecte et à ce qu’elles comprennent les fins de cette collecte.
Il est possible que l’Entreprise recueille des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage d’un individu. Dans un tel cas, un consentement conforme à la Loi sera demandé à la personne concernée. Des renseignements sur l’utilisation du site Web de l’Entreprise et d’autres renseignements techniques ou sur l’interaction du visiteur du site Web peuvent être recueillis.
Dans les cas où les renseignements personnels collectés par l’Entreprise lui sont communiqués par un tiers, soit une personne autre que celle concernée par ces renseignements, la personne qui procède à la communication doit s’assurer d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée et de l’avoir avisée de cette communication, au préalable.
À quelles fins sont utilisés les renseignements personnels?
Les renseignements personnels recueillis par l’Entreprise servent dans le cadre de la fourniture de ses services, pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et, dans certains cas, pour répondre à des obligations juridiques qui découlent notamment de la Loi. Les renseignements personnels qui sont recueillis par l’Entreprise peuvent être également requis afin de lui permettre de rencontrer ses obligations contractuelles envers sa clientèle et d’autres tiers.
Dans quels cas les renseignements personnels peuvent être communiqués par l’Entreprise?
Il peut arriver que l’Entreprise communique des renseignements personnels qu’elle détient à des tiers, notamment à des entreprises qui agissent en sous-traitance pour elle ou à titre de fournisseur de services. Ces tiers peuvent, dans certains cas, se trouver hors de la province de Québec de sorte que les renseignements personnels que l’Entreprise collecte et détient peuvent se situer dans un endroit ayant un régime juridique applicable différent de celui du Québec.
Les contrats que l’Entreprise conclut avec des tiers exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité des renseignements personnels et prévoient, notamment, l’obligation de ceux-ci à respecter le cadre juridique applicable à l’Entreprise en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.
Sous réserve d’une exception prévue à la Loi, un consentement sera demandé aux personnes concernées par les renseignements personnels si l’Entreprise devait communiquer à des tiers des renseignements personnels qui ne sont pas en lien avec ses opérations courantes et ses activités ou qui ne sont pas compatibles avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Il est également possible que l’Entreprise communique certains renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre d’une transaction commerciale ou dans d’autres cas prévus à la Loi. Advenant que les circonstances de la communication font en sorte que l’Entreprise n’ait pas à demander le consentement des personnes concernés par les renseignements personnels, elle respectera les exigences de la Loi pour procéder à telle communication.
De plus, l’Entreprise peut être tenue de communiquer certains renseignements personnels qu’elle détient à des autorités gouvernementales ou des organismes chargés d’appliquer des lois.
Quelles sont les mesures de sécurité prises par l’Entreprise à l’égard des renseignements personnels qu’elle détient?
L’Entreprise met en œuvre des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance de l'entreprise et la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels détenus par l’Entreprise sont conservés dans des endroits sécurisés, selon les pratiques généralement reconnues, et l’accès à ces renseignements est limité aux employés qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Les employés de l’Entreprise sont sensibilisés à l’importance de la protection des renseignements personnels et aux mesures à préconiser pour veiller au respect de la confidentialité de ces renseignements. Dans le cadre de leurs fonctions, les employés suivent des procédures qui protègent la confidentialité des renseignements personnels et qui favorisent les meilleures pratiques en la matière.
L’Entreprise veille à la protection des renseignements personnels dès leur collecte et implante des mesures de sécurité ayant pour objectif de les protéger contre un usage non conforme à la législation en vigueur, à éviter les pertes accidentelles, les modifications, divulgations ou accès non autorisés, un mauvais usage ou toute forme illégale d’utilisation. Cependant, l’Entreprise ne peut garantir que les renseignements personnels qu’elle collecte sont assurément protégés contre toute atteinte.
Où sont conservés les renseignements personnels recueillis par l’Entreprise?
Les renseignements personnels de l’Entreprise peuvent être détenus ou transférés hors de la province de Québec, incluant dans des pays autres que le Canada et dont les règles en matière de protection des renseignements personnels diffèrent de celles du Québec et du Canada. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Québec ou du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent et leur collecte, communication, utilisation et destruction peuvent être effectuées différemment des exigences provinciales ou fédérales.
Quelle est la durée de conservation des renseignements personnels?
Sauf autorisation ou exigence des lois applicables, l’Entreprise ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés, y compris aux fins de satisfaire aux exigences déontologiques, légales, fiscales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées. À l’expiration de la période de conservation, les renseignements personnels sont détruits, supprimés ou anonymisés. Les renseignements anonymisés ne permettent plus, de façon irréversible, l’identification de la personne concernée.
En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, l’Entreprise suit les dispositions de la Loi en vigueur et prend les mesures raisonnables pour mitiger les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées par les renseignements personnels visés par l’incident.
Plainte liée à la confidentialité
La personne qui croît que ses propres renseignements personnels ou que ceux d’une autre personne ont fait l’objet :
- d’un accès non autorisé par la Loi;
- d’une utilisation non autorisée par la Loi;
- d’une communication non autorisée par la Loi;
- d’une perte ou de toute autre atteinte aux protections prévues à la Loi.
est invitée à formuler sa plainte par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels identifié ci-après.
La plainte doit comprendre les détails pertinents, à savoir le renseignement personnel visé, le contexte, le préjudice potentiel ou réel subi ou qui pourrait être subi, ainsi que les dates pertinentes. Les détails de l’incident rapporté doivent être décrits avec autant de précision que possible, pour qu’une intervention puisse être réalisée rapidement.
Tout employé qui serait saisi d’une plainte sait devoir la transmettre, dès sa réception, au Responsable de la protection des renseignements personnels.
Dès la réception d’une plainte, l’Entreprise respecte sa Procédure interne de traitement des plaintes, afin de traiter la plainte de façon équitable.
Personne responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toutes questions ou commentaires concernant la façon dont l’Entreprise traite les renseignements personnels au cours de leur cycle de vie au sein de l’Entreprise ou si vous désirez faire valoir vos droits prévus à la Loi en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’Entreprise:
M. Sylvain Claireaux CPA
Innovair Solutions inc.
180 3e avenue
L’Islet QC G0R 2C0
vieprivee-privacy@innovairsolutions.com